Per avere successo, oggi le aziende non hanno bisogno solo della forza lavoro. Devono esaminare anche le questioni relative all’efficienza e alla produttività per garantire che la forza lavoro assunta valga l’investimento. A questo scopo viene utilizzato un software di gestione delle attività a livello di settore. Ti aiuta a eseguire progetti di grandi dimensioni in modo efficace e nei tempi previsti.
Tipi di strumenti di gestione delle attività
A seconda delle necessità della tua organizzazione, gli strumenti di gestione delle attività possono essere suddivisi principalmente in tre tipologie:
Strumenti di gestione delle attività manuali
Gli strumenti di gestione manuale delle attività ci riportano agli strumenti essenziali che non necessitano di assistenza virtuale. Gli strumenti possono includere elementi come fogli di calcolo, pennarelli o lunghi tratti di carta fissati alle pareti. Non esiste una modalità digitale di interazione con loro; per questo vengono detti manuali.
Il modo manuale di gestire le tue attività funziona in modo efficiente se lavori in un piccolo team. Le aziende o le industrie con un gran numero di dipendenti nel proprio organico possono incontrare qualche difficoltà se si affidano al sistema di gestione delle attività manuali. A causa della loro applicazione limitata e della capacità di adattarsi ad attività più complesse, rallenta la produttività dell’intera organizzazione.
Strumenti elettronici di gestione delle attività
Gli strumenti elettronici forniscono le funzionalità e la flessibilità tanto necessarie che lo strumento di gestione manuale delle attività non riesce a fornire. Nonostante il loro aspetto fisico piccolo e compatto, lo strumento elettronico di gestione delle attività offre agli utenti la possibilità di aggiungere quante più informazioni possibile. Inoltre, a differenza degli strumenti manuali, gli strumenti elettronici ti permettono di portarli ovunque con te.
Gli strumenti elettronici sono facili da usare, mantenere e aggiornare quando necessario. Possono essere facilmente utilizzati in qualsiasi attività complessa a più livelli su cui stai lavorando con il tuo team.
Strumenti di gestione delle attività online
Quando si combinano gli strumenti elettronici con la vasta e illimitata espandibilità di Internet, si ottiene lo strumento di gestione delle attività online. Questi strumenti ti danno l’indipendenza e la libertà di organizzare e gestire le tue attività da qualsiasi luogo. Gli strumenti di gestione delle attività online sono essenziali per i team che assumono compiti complessi con descrizioni e priorità diverse e devono coordinarsi in modo efficiente con gli altri membri del team. La maggior parte degli strumenti online sono basati su cloud, quindi gli utenti possono eseguire il backup dei propri dati critici senza sovraccaricare le reti interne.
Se hai intenzione di apprendere alcuni strumenti basati su cloud come Salesforce, Amazon Cloudwatch o Microsoft Cloud Monitoring, puoi iscriverti ai corsi di cloud computing.
Funzionalità degli strumenti di gestione delle attività
Pianificazione delle attività
Una gestione efficace delle attività inizia con la suddivisione delle risorse disponibili, del tempo, delle attività e della sequenza temporale in un modo che possa essere strutturato in modo appropriato. Un utile strumento di gestione delle attività dovrebbe essere in grado di mostrarti tutte le entità disponibili necessarie in modo da poterle utilizzare tutte in modo efficiente.
Con uno strumento in grado di suddividere attività complesse in passaggi più semplici, è possibile eseguirle molto rapidamente senza alcuna confusione.
Dare priorità
Dopo aver elencato tutte le attività, è fondamentale elencarle in base alla loro priorità. Ci saranno alcuni compiti che richiederanno la tua attenzione immediata e altri che possono aspettare. Tutto ciò è necessario per gestire il tempo tuo e del tuo team in modo efficiente ed è qui che il software di gestione delle attività può aiutarti.
Il software ti consente di vedere tutto ciò su cui hai lavorato. In questo modo, puoi capire quali attività desideri completare per prime e quali attività possono essere spostate in seguito nell’elenco. È possibile monitorare le scadenze del progetto e fare in modo che non vengano rispettate.
Collaborazione
Quando si gestisce un team, la comunicazione è bidirezionale e deve essere trasparente, tanto per cominciare. È fondamentale riconoscere quali compiti sono loro assegnati e quali sono le loro scadenze. Il software dovrebbe avere una dashboard che possa essere aggiornata utilizzando file e messaggi da tutti i membri coinvolti nel progetto in modo che tutti possano rimanere aggiornati.
Calendario
Lo strumento di gestione delle attività che scegli dovrebbe essere in grado di integrarsi con il tuo programma per un facile accesso. Attraverso un calendario, sei in grado di gestire meglio tutte le attività e puoi anche tenere sotto controllo le tempistiche del tuo progetto.
Dando accesso ai membri del team, questi possono anche seguire lo stato di avanzamento del progetto o qualsiasi riunione e conferenza programmata.
Monitoraggio del tempo
Una risorsa limitata in ogni azienda, grande o piccola che sia, è il tempo. Hai bisogno di uno strumento di gestione delle attività in grado di tenere traccia di quanto tempo viene dedicato a ciascuna attività eseguita. In questo modo, hai un modo efficiente per tenere traccia di quali attività richiedono molto tempo e quale impatto complessivo hanno.
Alcune aziende forniscono anche buste paga in base al tempo di accesso dei propri dipendenti, quindi lo strumento può essere utile in questi casi. Le ore lavorate dal membro del team possono essere registrate nelle schede attività e riviste di conseguenza dalla direzione.
Reporting e visualizzazione
Il reporting e l’analisi fanno parte della gestione delle attività. Ciò è necessario per tenere d’occhio le scadenze e regolare senza intoppi il flusso di lavoro. Un report accurato generato dallo strumento di gestione può fornirti la panoramica necessaria dei progressi compiuti dai tuoi dipendenti e monitorarli accuratamente. La maggior parte degli strumenti di gestione delle attività open source include questa funzionalità.